Poniżej publikujemy komentarz Przewodniczącego Rady Miasta pana Marcina Brambora, w sprawie Zarządzenia Burmistrza Nowego Tomyśla nr 68/2015 (dotyczącego określenia trybu i sposobu udzielania odpowiedzi na zapytania o udzielenie informacji publicznej wysyłane drogą elektroniczną i kierowane do Urzędu). Pierwotnie komentarz ten ukazał się na łamach Niezależnego Forum Nowego Tomyśla.

Wydane zarządzenie Nr 68/2015 oraz artykuł Przemka Mierzejewskiego spowodował, że nie mogę przejść wobec tego zarządzenia obojętnie a wręcz moim obowiązkiem jest wyrazić w tej kwestii swoje stanowisko.

W przedmiotowej sprawie dostrzegam dwa aspekty. W jednym z nim zgadzam się w całej rozciągłości z Przemkiem, mianowicie w kwestii dotyczącej formy składanego wniosku o dostęp do informacji publicznej.

Po pierwsze – „Postępowanie w sprawie udostępnienia informacji publicznej jest postępowaniem odformalizowanym i uproszczonym, w którym przepisy kodeksu postępowania administracyjnego znajdują zastosowanie dopiero na etapie wydania decyzji w trybie art. 16 u.d.i.p.” (z uzasadnienia uchwały NSA z dnia 9 grudnia 2013 r., I OPS 7/13). Wniosek o udzielenie informacji publicznej może przybrać każdą formę, o ile wynika z niego w sposób jasny, co jest przedmiotem wniosku. Wniosek taki wszczyna postępowanie w sprawie, ale na tym etapie nie mają jeszcze zastosowania przepisy k.p.a.” (wyrok NSA z dnia 16 marca 2009 r., I OSK 1277/08).

Udostępnienie informacji publicznej jest czynnością materialnotechniczną, natomiast dopiero odmowa udostępnienia informacji przybiera formę decyzji administracyjnej. Nie należy tego mylić i łączyć.

Po drugie – Wniosek o udostępnienie informacji publicznej może zostać m.in. złożony za pośrednictwem poczty elektronicznej na pięć sposobów:
1) przy wykorzystaniu profilu zaufanego EPUAP (zob. www.epuap.gov.pl),
2) przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego certyfikowanego,
3) poprzez wysłanie wniosku na adres poczty elektronicznej,
4) poprzez wypełnienie stosownego zdalnego formularza zamieszczonego na stronie BIP podmiotu zobowiązanego,
5) oraz co ostatnio staje się popularne poprzez kontakt z podmiotem zobowiązanym poprzez media społecznościowe – http://bip.mg.gov.pl/node/21456

Po trzecie – To do wnioskodawcy należy wybór formy, z której pragnie skorzystać. Oczywiście nie zawsze będzie można wykorzystać wachlarz wszystkich możliwości.

Poza tym wniosek może być również złożony ustnie jak też telefonicznie, co przecież nie wymaga podpisu.

W samym artykule widzę jednak drugi problem.
Skoro nie budzi wątpliwości fakt, że każdy wnioskodawca może wysłać wniosek o udostępnienie informacji publicznej na zwykły adres mailowy, powstaje pytanie: na jaki adres powinna tego typu korespondencja elektroniczna być wysyłana, by mieć pewność, że e-mail został odebrany i ktokolwiek ten wniosek przeczyta?

Można w tym względzie postąpić na dwa sposoby. Sposoby te wzajemnie się nie wykluczają i oczywiście mogą funkcjonować wspólnie.

1) Rozwiązanie pierwsze: na stronie BIP powinna znaleźć się wyraźna informacja o możliwości składania wniosków na konkretny podany tam adres poczty elektronicznej. Tego typu informacja powinna zostać zamieszczona w zakładce poświęconej udostępnianiu informacji publicznych.

2) Rozwiązanie drugie: kierownictwo urzędu akceptuje wnioski o udostępnienie informacji publicznej przysłane drogą elektroniczną na dowolny adres służbowy odnaleziony na stronie BIP, również adresy elektroniczne poszczególnych pracowników, jeśli takowe zostały na stronie BIP udostępnione. Jest to rozwiązanie bardzo przyjazne z punktu widzenia wnioskodawcy, jednak wymaga od podmiotu zobowiązanego wdrożenia wewnętrznych przepisów – i tu jest miejsce na zarządzenie, które by określało zasady przesyłania tego typu wniosków do centralnego punktu w strukturze urzędu w celu ich weryfikacji i nadania szybkiego biegu stosownie do merytorycznych wskazań.

Mając w polu widzenia powyższą argumentację uważam, że wniosek może zostać złożony drogą elektroniczną w każdej dopuszczalnej formie wedle dzisiejszej technologii, pod warunkiem że jest on skutecznie skierowany. Wniosek kierowany pocztą elektroniczną może być wysłany na adres wskazany na stronie BIP do kontaktu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej, jak i każdy inny służbowy adres elektroniczny. To po stronie podmiotu zobowiązanego leży obowiązek zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji, również wniosków o udostępnienie informacji publicznej składanych elektronicznie, by każdy z nich był załatwiony w ustawowym terminie.

Rekapitulując, w mojej ocenie rozporządzenie Nr 68/2015 zawiera istotne naruszenie prawa – ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wobec powyższego jako radny zwrócę się do Burmistrza z zawezwaniem do usunięcia naruszenia prawa poprzez uchylenie przedmiotowego zarządzenia.